文書フォーマットの上書きでの作成で、前の文書の情報が残っていて記入ミスすることありませんか？
私の勤める会社は製造業なので、日常的に業界ガイドラインに則った文書管理が行われています。
製造に関わる発行すべき社内文書の量はかなり多く、それぞれの文書に記入すべき項目も多いです。
こうした文書管理はミスを防ぐためにやっているわけですが、文書自体にミスを誘うようなフォーマットも多く、また記入項目が多いために作成の際にはすでに発行済みの文書を上書きしながら作成する社員がほとんどです。
上書き作成は時間短縮にはなりますが、記載ミスもまた多く、私自身は複雑な文書であればあるほど、フォーマットを都度ダウンロードして、いちから記入する方法をとっています。
部下の書類をチェックしていても記載ミスはたいてい上書き作成で前回の情報が残っている部分で起きているか、古いフォーマットを使っているかのどちらかです。
何度も訂正を指示されるよりは、少し時間がかかっても都度最新版フォーマットをダウンロードして作成する方が、自分も周囲も効率的だと思っています。
急がば回れですね。
